1. Definicje

• Administrator – Fundacja na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation” zwanym dalej „Proptech Foundation”
• Dane osobowe – wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość.
• Polityka – niniejsza Polityka prywatności – dokument, który określa zasady przetwarzania danych osobowych Uczestników Inicjatywy Proptech Foundation.
• Regulamin – dokument, który określa zasady rejestracji oraz udziału w Inicjatywie Proptech Foundation.
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
• Konferencja – spotkanie w formie tradycyjnej lub on-line, zorganizowane przez Fundacja na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation” lub przez Proptech Foundation. z podaniem daty, godziny oraz formy lub miejsca spotkania. Spotkania organizowane są w celu omówienia konkretnej tematyki.
• Konferencja on-line – live streaming, relacja z wydarzenia lub webinar prowadzony w czasie rzeczywistym, spotkanie transmitowane w internecie z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi umożliwiających interakcję Uczestników wydarzenia.
• Inicjatywa Proptech Foundation – inicjatywa, która będzie wspierać rozwój polskich firm, organizując im środowisko do przeprowadzania testów ich technologii oraz szeroką edukację rynku w postaci prowadzonych webinarów, podcastów, hackatonów, szkoleń i warsztatów. Skupiona na społeczności rynku nieruchomości oraz jednostek samorządu terytorialnego, w ramach której Fundacja na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation” poprzez organizowanie spotkań i konferencji, badania, publikacje oraz inne działania, wspierają społeczność w zdobywaniu wiedzy i wymiany doświadczeń z zakresu cyfryzacji organizacji. Inicjatywa Proptech Foundation to również dedykowane programy wymiany wiedzy kierowane, do osób zatrudnionych w tym samym obszarze merytorycznym wspierającym środowisko Real Estate i Digital w organizacjach.
• Uczestnik Inicjatywy – osoba fizyczna, która za pomocą odpowiedniego formularza dostępnego na stronie https://www.proptechfoundation.pl lub na stronie danego wydarzenia, organizowanego w ramach Inicjatywy Proptech Foundation, dokonała rejestracji udziału oraz zaakceptowała postanowienia Polityki prywatności danych osobowych.
• Partnerzy Konferencji – partnerzy biznesowi Organizatora, współpracujący z nim przy organizacji Konferencji. Lista Partnerów Konferencji jest każdorazowo publikowana przy formularzu rejestracyjnym dotyczącym poszczególnych konferencji.
  
  

2. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych Uczestników Inicjatywy Proptech Foundation

• Dane osobowe Uczestnika w zakresie danych wprowadzonych do formularza rejestracyjnego (w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, nr telefonu, nazwy firmy, nazwy stanowiska, linku do profilu na LinkedIn) są przetwarzane:
  • w celu obsługi zgłoszenia Uczestnika i jego udziału w Inicjatywie Proptech Foundation w tym organizowanych przez Fundację na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation” Konferencjach – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do zawarcia i realizacji umowy związanej z udziałem w Inicjatywie (zaakceptowanie Regulaminu) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w celu informowania Uczestnika o interesujących wydarzeniach kierowanych do Społeczności Fundacji na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation”, w tym spotkaniach i konferencjach branżowych, w formie newsletterów, wiadomości e-mail, SMS lub podczas rozmów telefonicznych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu działalności Fundacja na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation” i budowaniu jej sieci społecznościowej.
  • w celach analitycznych i statystycznych polegających na wykorzystywaniu analiz na potrzeby wyznaczania optymalnych kierunków rozwoju Fundacji – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) bazujący na prowadzeniu analiz aktywności Uczestników w związku z uczestnictwem w wydarzeniach, ankietach, głosowaniach organizowanych przez Fundację na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation”;
  • w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw, w szczególności gdy Uczestnik korzystał z organizowanych przez Administratora szkoleń komercyjnych.;
  • w innych niż wskazane wyżej celach marketingowych Administratora, w tym w związku z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną od Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. a i  f RODO), polegający na promowaniu jego działalności.
• Dane osobowe w postaci wizerunku Uczestnika Inicjatywy – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ułatwianiu komunikacji w ramach prowadzonych przez siebie inicjatyw oraz promowaniu wydarzeń. Wizerunek wykorzystywany jest w celu:
  • zapewnienia efektywnej komunikacji i integracji społeczności Inicjatywy Proptech Foundation poprzez wykorzystanie wizerunku jako zdjęcia profilowego Uczestnika Inicjatywy Proptech Foundation;
  • publikacji wizerunku ograniczonej do osób biorących udział w tych samych wydarzeniach co Uczestnik rejestrujący swój udział, również podczas transmisji Konferencji on-line (w przypadku, gdy Uczestnik włączy kamerę na sprzęcie elektronicznym umożliwiającym udział w wydarzeniu).
  • w celach związanych z organizacją i obsługą Inicjatywy Proptech Foundation, w tym obsługą Konferencji.
• W związku z udostępnieniem danych Partnerom Inicjatywy Proptech Foundation (na podstawie zawartych umów, udostępniane są dane w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, wizerunek):
  • w celach związanych z organizacją i obsługą Inicjatywy Proptech Foundation, w tym obsługą Konferencji: (m.in. na potrzeby logistyczne, raportowe, rozliczeniowe Administratora i Partnerów Konferencji) – podstawą prawną udostępnienia danych w tym celu będzie uzasadniony interes Administratora oraz Partnerów Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dokonywaniu czynności w ramach obsługi Konferencji;
  • w celach marketingowych Partnerów Konferencji (w przypadku wyrażenia przez Uczestnika zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną przez Partnerów Konferencji) – podstawą prawną udostępnienia danych w tym celu będzie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Jeżeli Uczestnik przekazuje Administratorowi jakiekolwiek dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko oraz adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów obowiązującego prawa i dóbr osobistych tych osób.
  
  

3. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych na potrzeby ewentualnej korespondencji

• Dane osobowe Uczestników Inicjatywy, jak również osób spoza Społeczności Proptech Foundation, które zostały przekazane do Administratora w ramach korespondencji listownej lub drogą mailową, będą przetwarzane  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w prawnie uzasadnionym interesie administratora), w celu:
  
  • realizacji sprawy, w tym udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub żądanie,
  • archiwalnym (dowodowym), w celu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, rozpatrywania skarg, w przypadku ich wniesienia,
  • ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami
    
    

4. Okres przetwarzania danych osobowych

• Dane osobowe Uczestnika Inicjatywy Proptech Foundation będą przetwarzane do czasu:
  
  • rezygnacji lub wykluczenia Uczestnika z udziału w Inicjatywie Proptech Foundation;
  • cofnięcia zgody przez Uczestnika.
• Dane osobowe Uczestnika mogą być również  przechowywane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, a także ze względu na obowiązki Proptech Foundation. wynikające z przepisów prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane Uczestnika są anonimizowane lub nieodwracalnie usuwane.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, w tym dane przetwarzane na potrzeby korespondencji, o których mowa w punkcie 4 niniejszej Polityki, mogą być przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Proptech Foundation stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez osobę, których dane dotyczą sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba, że będą istniały inne, nadrzędne podstawy przetwarzania tych danych, które Administrator wykaże.
• Dane osobowe w postaci wizerunku będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów lub do czasu cofnięcia zgody. Dane wykorzystane w związku z udziałem Uczestnika w określonej Konferencji, będą publikowane nie dłużej niż 14 dni od czasu zakończenia wydarzenia. Dane Uczestników Konferencji realizowanej on-line, w tym zestaw wizerunków osób, które udostępniły je podczas transmisji on-line, będą przetwarzane w formie zapisu streamingu w celach archiwalnych (wyłącznie dla zalogowanych Uczestników Inicjatywy Proptech Foundation) przez okres działania Fundacji lub do czasu zakończenia celu.
  
  

5. Uprawnienia UCZESTNIKA

• Uczestnikowi przysługuje prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
• Uczestnik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z uzasadnionym interesem Administratora, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Uczestnika – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
  
  

6. Odbiorcy danych

• Dane osobowe mogą być ujawniane podwykonawcom Administratora, w szczególności Partnerom Konferencji, podmiotom świadczącym na rzecz Proptech Foundation usługi wsparcia technicznego, w tym dostawcy systemu CRM, hostingu, a także podmiotom realizującym usługi audytowe i analityczne. Podmioty te nie będą wykorzystywały danych osobowych we własnych celach.
• Dane osobowe mogą być również ujawniane partnerom Konferencji na zasadach określonych w pkt 2 powyżej.
  
  

7. Przekazywanie danych poza EOG

• Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
  
  • współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
  • stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską , a w razie przekazywania danych do USA, także poprzez współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie  EU-US Data Privacy Framework, zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
    
    

8. Dane kontaktowe

Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail office@proptechfoundation.pl lub na adres korespondencyjny Fundacja na Rzecz Rozwoju i Transformacji Cyfrowej Sektora Nieruchomości oraz Jednostek Samorządu Terytorialnego “Proptech Foundation” , ul. Lustrzana 30, 01-342 Warszawa.